Trước khi đi du học Nhật Bản hay tu nghiệp sinh bạn phải có các giấy tờ như visa, hộ chiếu, tư cách lưu trú… vậy những giấy tờ đó là gì?
Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!  

• Đại học Việt-Nhật: biểu tượng của hợp tác Việt Nam-Nhật Bản
• Hành trang cần chuẩn bị trước khi đi du học Nhật Bản P1
• Hướng dẫn điền các tờ khai nhập cảnh tại sân bay

I. Các khái niệm cơ bản về tư cách lưu trú, hộ chiếu, visa
1.Tư cách lưu trú là gì ?
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú theo tiếng Nhật là 有資格証明書, theo tiếng Anh là Certificate of Eligibility (COE).
Giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE là xác nhận của Cục Xuất Nhập Cảnh của Nhật về tư cách lưu trú hợp pháp của bạn tại Nhật. Đây là Giấy chứng nhận bắt buộc phải có nếu Bạn dự định lưu trú tại Nhật trong thời gian hơn 90 ngày.
Do đó, những trường hợp không cần phải xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE là những trường hợp đi Nhật với Visa ngắn hạn (15 ngày, 30 ngày hay 90 ngày), với những mục đích như:
– Du lịch (Sightseeing)
– Thương mại (Business Meeting)
– Thăm thân nhân (Visiting a Relative)
Những trường hợp bắt buộc phải xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE là những trường hợp đi Nhật với Visa dài hạn (trên 90 ngày), thường với những mục đích như:
– Đi du học Nhật : visa du học
– Sang Nhật làm việc : visa lao động
– Sang Nhật định cư : visa kết hôn với người Nhật, visa bảo lãnh gia đình
2.Visa là gì ?
Visa là tên gọi quốc tế, ở Việt Nam chúng ta Visa được biết dưới tên gọi là Thị thực hay Thị thực xuất nhập cảnh. Đây là một loại giấy chứng nhận quan trọng do chính phủ một nước cấp cho người nước ngoài được nhập cảnh hoặc xuất cảnh ở quốc gia của họ. Thông thuờng visa được cấp bằng cách đóng vào sổ hộ chiếu.
Nói đơn giản Visa chính là giấy phép thông hành.
Tuy nhiên, đối với công dân Việt Nam hiện nay của chúng ta thì đi đến các nước ở khu vực Đông Nam Á thì không cần xin visa ( vì các nước này đã có chính sách miễn việc xin visa đối với công dân Việt Nam).
3. Hộ chiếu là gì ? Hộ chiếu và visa khác nhau như thế nào?
Visa và hộ chiếu là hai khai khái niệm, thuật ngữ khác nhau, tuy nhiên nhiều người hiểu nhầm là một vì cả hai loại tài liệu này luôn đi kèm với nhau và đều sử dụng với mục đích nhập cảnh, xuất cảnh và lưu trú ở nước ngoài.
Hộ chiếu là loại giấy tờ (thường được đóng thành quyển) được Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của quốc gia mà người được cấp là công dân.
Trong khi đó visa là loại giấy tờ mà một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ khác nơi người xin cấp không phải là công dân cấp với mục đích nhập cảnh và lưu trú trong khoảng thời gian nhất định.
Ví dụ: Công dân Việt Nam A muốn xuất nhập cảnh sang Nhật Bản với thời gian 3 tháng thì:
Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam sẽ cấp hộ chiếu cho Công dân A với thời hạn 10 năm
Nước Nhật bản sẽ cấp visa với thời hạn 3 tháng.
Qua ví dụ trên ta thấy hộ chiếu và visa là do hai cơ quan hoàn toàn khác nhau của các quốc gia khác nhau cấp. Một tài liệu là do Việt Nam cấp, một tài liệu là do Nhật bản cấp.
Hộ chiếu có trước và visa có sau. Hộ chiếu là một trong những tài liệu quan trọng nhất để được cấp visa vì nếu không có hộ chiếu thì sẽ không cấp được visa vì visa được đóng hoặc dán vào một hoặc một số trang của hộ chiếu. Một số quốc gia và vùng lãnh thổ cấp visa rời tuy nhiên dù rời nhưng visa luôn phải kẹp cùng hộ chiếu để thực hiện các thủ tục xuất nhập cảnh.
Visa chỉ có giá trị sử dụng với mục đích nhập cảnh và lưu trú tại nước ngoài (Nước cấp visa) còn hộ chiếu thì ngoài mục đích sử dụng như vậy thì hộ chiếu được dùng trong nước và nước ngoài như một loại giấy tờ tùy thân, nhân thân và trong một số trường hợp có thể thay thế CMND.
Dù khác nhau nhưng visa và hộ chiếu có mối liên hệ mật thiết với nhau vì cả hai đều được sử dụng với mục đích là xuất nhập cảnh đến một hoặc một số quốc gia khác.
II. Thủ tục và các giấy tờ cần thiết khi xin VISA du học Nhật Bản( sau khi đã có tư cách lưu trú ).
1. Các cơ quan để xin cấp Visa:
Đại sứ quán: Các giấy tờ cần mang theo
(1) Hộ chiếu
(2) Tờ khai xin cấp Visa (download mẫu kèm theo)
(3) 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm
(4) Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú tại Nhật : gốc 1 bản và copy 1 bản
(5) Tài liệu xác nhận chính xác bản thân (01 bản)
(6) Trường hợp đi học tiếng, du học: Giấy phép nhập học: copy 1 bản
Ngoài những hồ sơ nêu trên, tùy trường hợp có thể Đại Sứ Quán hoặc Bộ Ngoại Giao sẽ yêu cầu xuất trình thêm giấy tờ khác. Xin lưu ý, trường hợp không xuất trình thêm những giấy tờ được yêu cầu có thể sẽ không được tiếp nhận hồ sơ Visa hoặc chậm cấp Visa.
2. Thời gian làm việc của bộ phận cấp Visa :
(1) Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Sứ Quán)
Buổi sáng : từ 8h30 đến 11h30
(2) Thời gian trả kết quả Visa: Tất cả các ngày trong tuần từ thứ Hai đến thứ Sáu (trừ những ngày nghỉ lễ của Sứ Quán)
Buổi chiều : từ 1h30 đến 4h45
3. Lệ phí
– Visa hiệu lực 1 lần: 580.000 VNĐ
4. Cách khai báo

5. Các câu hỏi thường gặp trong khi xin visa du học
Thông tin về trường học như :
– Tên trường học ( bên Nhật ), số điện thoại của trường
– Ở khu vực nào ?
– Học bao lâu ?