Một điều rất quan trọng trong giao tiếp là cách tạo ra thiện cảm ban đầu. trong công việc cũng như sinh hoạt, người Nhật không muốn bị lãng quên. Khi muốn làm quen hoặc giao dịch công tác, bạn nên trao một tấm danh thiếp để tự giới thiệu mình. Điều này rất quan trọng vì là thông điệp chính thức giúp hai bên dễ dàng nói chuyện với nhau hơn. Với quỹ thời gian eo hẹp của cuộc sống công nghiệp, công chức Nhật rất quan tâm vấn đề thời gian nếu có cuộc hẹn. Hỏ tỏ ra khó chịu khi phải đợi và rất mất cảm tình với người sai hẹn. Nếu là người đi tìm hiểu cơ hội hợp tác kinh doanh thì anh ta khó có cơ hội thứ hai gặp lại.

Khác với những người châu Âu, khi đi du lịch, chỉ thích xách máy ảnh chụp phong cảnh, người Nhật thích chụp ảnh có hình mình trong đó. Bởi vậy, khi đi thăm quan một nơi nào đó mà lúc về họ được tặng một bức ảnh chụp trong tư thế tự nhiên thì không gì bằng. Các thương nhân Nhật thích chụp hình trong các buổi hội đàm, nhất là dưới hình quốc huy, quốc kỳ và lãnh tụ của nước sở tại.

Người Nhật rất tôn kính Nhật hoàng nên xin đừng hỏi Nhật hoàng bao nhiêu tuổi, tính tình ra sao. Họ sẽ nghĩ ngay đến quốc thể bởi chỉ một câu sai ngữ pháp hay dùng nhầm từ của người tiếp chuyện. Nếu muốn cuộc tiếp xúc không tẻ nhạt thì bạn nên hướng tới chủ đề không ở đâu kiêng kỵ như thể thao, thời tiết, kinh tế, chứng khoán.

Những người có quan hệ làm ăn chặt chẽ với người Nhật, chắc hẳn phải biết ở Nhật Bản các loại quà tặng được bán chạy nhất, nhì thế giới. Như luật bất thành văn, họ tặng nhau quà trong các ngày lễ tết hoặc khi có tin vui, thăng quan tiến chức. Việc gói quà tặng là cả một nghệ thuật, bạn nên nhờ nhân viên bán hàng làm giúp để tránh sai sót. Không nên tặng quà có số lượng 4 hoặc 9, những vật nhọn hoặc trà uống vì chúng tượng trưng cho điều kém may mắn tại Nhật.

Giao tiếp phi ngôn ngữ trong kinh doanh của người Nhật

Văn hóa doanh nhân

♦ Khoảng cách: Nói chung, trong những tình huống như nhau, người Nhật thường giữ khoảng cách xa hơn người các nước khác. Ngoại trừ trong những đám đông mà người ta không thể làm gì được, còn thì người Nhật thường tránh chạm vào người nhau. Không hề có chuyện ôm chầm hay hôn lên má. Ngay cả Bố mẹ cũng không ôm chầm lấy những đứa con lớn của mình. Những cử chỉ khác ít nhiều biểu lộ tình bạn hữu ở phương Tây cũng xa lạ với người Nhật. Ngược lại, người ta có thể không ưa hay hiểu lầm một số va chạm giữa người cùng phái thường thấy ở Nhật . Chẳng hạn, không có gì là đồng tính luyến ái cả khi hai nam sinh viên khoác vai nhau hay hai nữ sinh cùng tuổi nắm tay nhau đi trên đường.

♦ Ánh mắt : Trừ những trường hợp ngoại lệ đặc biệt, người Nhật thường không nhìn vào mắt nhau. Theo truyền thống, người duy nhất trong tập thể có quyền nhìn thẳng vào mắt người khác là người đàn ông lớn tuổi nhất hoặc là người có cấp bậc cao nhất. Sự đường đột nhìn vào mắt người khác là quá bạo dạn và sẽ bị coi là thất lễ . Ví dụ, những sinh viên mới tốt nghiệp đi xin việc làm đều được người cố vấn dạy bảo không được nhìn lên quá nút cà vạt của người phỏng vấn .

♦ Sự im lặng : câu nói “ im lặng là vàng” phổ biến ở Nhật và một số nước . Sự im lặng có thể phản ánh nhiều dạng cảm xúc từ tiêu cực như buồn bã hay tức giận cho đến tích cực như thanh thản vui sướng hay thỏa mãn. Sự im lặng trong khi bàn công việc hay thương lượng không có nghĩa gì hơn là người Nhật đang tiếp thu lời nói một cách có trách nhiệm đến nỗi họ cần phải xem xét cẩn thận . Trong khi sự ngập ngừng làm cho người Mỹ khó chịu thì đối với người Nhật, đó là biểu thị cho sự tôn trọng và nhu cầu cần suy nghĩ . Trong khi thương lượng, thường thì người Nhật sẽ không tiếp lời trong khi đang suy nghĩ

Thể hiện tác phong qua cử chỉ

Người Nhật sử dụng những cử chỉ khi họ có thể thấu hiểu nhau bằng lời nói nhưng dùng cử chỉ được xem là tế nhị hơn và lịch sự hơn. Đặc biệt quan trọng là phải biết nhận ra ba cử chỉ của người Nhật biểu lộ sự sửng sốt là lưỡng lự trong khi thương lượng kinh doanh.

Thứ nhất (chỉ có người đàn ông làm) là xoa gáy, thứ hai là hít hà vào qua kẽ răng và thứ ba là vỗ bàn tay lên trán . Đôi khi một người Nhật sẽ làm lần lượt những cử chỉ này trong vòng vài giây . Phản ứng tốt hơn cả là không phản ứng gì hết . Cứ chờ cho qua hết các cử chỉ đó và chờ cho người Nhật nói. Thời gian này có thể từ 10 đến 30 giây hoặc có khi hơn thế nữa. Người Nhật không cảm thấy khó chịu trong thời gian im lặng. Muốn tạo thế cân bằng, bạn nên tập quan sát một cách thoải mái những cử chỉ lạ.

Những cử chỉ khi cần biết khi giao tiếp với người Nhật :

1. Một ngón tay cái chỉ lên trời có nghĩa là “xếp tôi”.

2. Một vòng tròn bởi ngón tay cái và ngón trỏ nghĩa là “đồng xu”, “tiền”, hay “số không”.

3. Đầu ngón tay trỏ xoa vào nhau có nghĩa giống như trận đấu kiếm người Nhật thời xưa và biểu thị rằng “hai nhóm hay hay cá nhân đang có bất hòa” .

4. Vòng ngón tay trỏ gần tai nghĩa là “ông ta đang điên tiết” , nhưng ở Nhật, người ta không lạm dụng những cử chỉ này trừ khi người đang được nói tới thật sự cuồng nộ .

5. Bàn tay xòe ra úp dọc trên ngực, thường đi kèm với cúi đầu có nghĩa là “xin lỗi” . Cử chỉ này thường được bày tỏ khi ai đó muốn rời khỏi một cuộc gặp mặt .

6. Bàn tay để như trong mục số 5 nhưng phe phẩy trước ngực nghĩa là “không, cảm ơn “. “tôi không cần ”, hay “khỏi cần”

7. Tay phải duỗi ra, bàn tay vẫy xuống có nghĩa là “mời đi lối này” – cũng có khi người ta lầm tưởng cử chỉ này là chào tạm biệt .

8. Giả bộ gảy bàn tính nghĩa là “tôi (hay anh) sẽ tính toán” .

9. Giả bộ viết vào lòng bàn tay trong nhà hàng hay quán rượu nghĩa là “kêu tính tiền” .

10. Hai ngón tay khều vào lòng bàn tay, với người Nhật là bắt chước việc ăn Sushi, nghĩa là “ta gác công việc lại đi đến tiệm Sushi nhé”

11. Đưa ngón trỏ lên và chỉ vào (hay đụng vào chóp mũi ) nghĩa là “chính tôi” hay “tôi sẽ làm” .

Nguồn: isenpai.jp